Privacybeleid TOPS personeelsdiensten

Privacy- en cookieverklaring

Als u ervoor kiest om ons vrijwillig informatie te verschaffen, zullen wij deze informatie gebruiken in overeenstemming met het gestelde in deze verklaring. TOPS personeelsdiensten is ervan overtuigd dat de persoonlijke levenssfeer van zijn kandidaten, uitzendkrachten, werknemers, klanten alsook van zijn andere relaties en de bezoekers van de website van essentieel belang is. De persoonsgegevens worden dan met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, conform de eisen die de algemene verordening gegevensbescherming (avg) hieraan stelt.

Wie is TOPS personeelsdiensten?

TOPS personeelsdiensten is gevestigd te nieuwerbrug aan den rijn, weijpoort 21a, 2415 bv en is verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen (verantwoordelijke in de zin van de algemene verordening gegevensbescherming).
TOPS personeelsdiensten schakelt soms andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren. Met deze bedrijven maakt TOPS personeelsdiensten (contractuele) afspraken over de omgang met uw persoonsgegevens, zodat uw privacy gewaarborgd blijft.

Technische informatie

Over het algemeen kan onze website bezocht worden zonder dat uw persoonsgegevens aan ons worden doorgegeven. Evenals veel andere websites verzamelt deze website wel automatisch bepaalde niet-identificeerbare informatie over de gebruikers van de website, zoals datum en tijd van toegang tot de website, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt naar onze website, het besturingssysteem dat u gebruikt, de onderdelen van de website die u bezoekt, de pagina’s van de website die u heeft bezocht en de informatie die u heeft bekeken, informatie over het type apparaat wat u gebruikt voor uw bezoek aan de site, de geo locatie waar u zich bevindt en het materiaal dat u opstuurt (denk aan curriculum vitea en sollicitatiebrieven) via de website. Deze technische informatie wordt gebruikt voor het beheer van de website en om de website en het gebruik ervan te verbeteren. Deze technische gegevens (met uitzondering van het materiaal dat u opstuurt) mogen aan derden worden doorgegeven en kunnen permanent worden opgeslagen voor toekomstig gebruik.

Cookies

TOPS personeelsdiensten maakt gebruik van cookies en web statistieken. Dat doen we om te kijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Deze informatie helpt ons om de site te verbeteren. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. U kunt hier meer over lezen in onze cookieverklaring.

Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen uw gegevens vanaf het moment dat u uw gegevens invult of achterlaat op onze website, u zich inschrijft op één van onze vestigingen of op andere wijze aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.
In de volgende gevallen is het ons toegestaan uw gegevens te bewaren en verwerken:

  • Als u TOPS personeelsdiensten toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op verzoek van u vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
  • Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op TOPS personeelsdiensten rust;
  • Als de verwerking noodzakelijk is om uw of andermans vitale belangen te beschermen;
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan TOPS personeelsdiensten;

Is opgedragen;

  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van
    TOPS personeelsdiensten of van een derde, behalve wanneer uw belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van uw persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.

Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en verwerken uw gegevens voor de uitvoering van onze hr-dienstverlening, waaronder bemiddeling, uitzenden, detachering, payroll, werving & selectie, persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, salarisadministratie en personeelsmanagement.
TOPS personeelsdiensten gebruikt uw gegevens voor onderstaande doeleinden:

  • vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen.
  • u op de hoogte te brengen van interessante aanbiedingen van producten en diensten van TOPS personeelsdiensten en van derden.
  • gewerkte uren te registreren en te verwerken in ons salarissysteem.
  • uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met een bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten.
  • u te benaderen voor commerciële aanbiedingen, nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld (opt-in).
  • een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.
  • onze re-integratieverplichtingen na te komen en te voldoen aan (het vanuit de overheid opgelegde doeleinde) om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
  • een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.
  • ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre- employement screening.
  • voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen.
  • voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
  • kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.
  • subsidies, premiekortingen e.D. Aan te vragen.
  • als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?

We verwerken de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening; een deel van deze gegevens is verplicht om gebruik te kunnen maken van onze dienstverlening. Aanvullende gegevens kunnen wenselijk zijn om de dienstverlening beter te kunnen afstemmen op uw wensen en kwaliteiten of om te voldoen aan meer specifieke vragen of verplichtingen vanuit opdrachtgevers. U bent zelf verantwoordelijk voor juistheid en relevantie van de gegevens die u verstrekt.
Meer specifiek gaat het om – onder andere – de volgende (documenten met) persoonsgegevens:

Bij inschrijving:

  • naw gegevens, telefoonnummer, e-mail adres en andere contactgegevens;
  • geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
  • curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring;
  • gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan;
  • gegevens over beschikbaarheid en verlof;
  • andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid; van de kandidaat, bijvoorbeeld relevante werkervaring referenties en getuigschriften.

Op het moment dat u voor TOPS personeelsdiensten aan de slag gaat/werkt/heeft gewerkt:

  • nationaliteit;
  • bsn-nummer;
  • bankrekeningnummer
  • identiteitsbewijs/werkvergunning (indien vereist);
  • overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.

TOPS personeelsdiensten legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming voor is gegeven, of indien dit anders toegelaten is bij of krachtens de wet. Met ‘bijzondere persoonsgegevens’ wordt bedoeld gegevens over ras, godsdienst of levensovertuiging, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakbond, strafrechtelijke persoonsgegevens en/of persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag.

Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens (kandidaten, uitzendkrachten, directe medewerkers en zzp-ers) delen?

TOPS personeelsdiensten kan uw persoonsgegevens doorgeven aan haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers zoals een arbodienst of it-partner) die namens hem diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?”.

Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

De bewaartermijnen die wij hanteren, zijn afhankelijk van de toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Kandidaten (indien u (nog) niet voor TOPS personeelsdiensten heeft gewerkt)

Uw bemiddelingsgegevens (curriculum vitae, werkervaring, opleiding, testresultaten e.D.) zijn beschikbaar, conform de richtlijnen van de autoriteit persoonsgegevens, tot maximaal één jaar na het beëindigen van de laatste sollicitatieprocedure, indien u niet voor TOPS personeelsdiensten te werk gesteld bent.
Indien u niet meer bemiddeld wilt worden, kunt u zichzelf uitschrijven voor eventuele vacaturealerts via de website en middels het sturen van een e-mail naar info@topsbv.Nl voor het doorgeven van uw veranderde beschikbaarheidsstatus. U wordt niet meer benaderd en bemiddeld door TOPS personeelsdiensten. Uw persoonsgegevens zullen dan binnen 30 dagen definitief worden verwijderd. Dit is in lijn met de algemene verordening gegevensbescherming art. 17: recht op gegevenswissing.

Indien u voor TOPS personeelsdiensten werkt/heeft gewerkt

Zijn bepaalde persoonsgegevens ten behoeve van bijvoorbeeld claims, audits, loonbelastingverklaringen (5 jaar na einde kalenderjaar: artikel 7:454 lid 3 bw)) en fiscale boekhoud- en administratieplicht (7 jaar na einde kalenderjaar: artikel 52 awr) beschikbaar voor TOPS personeelsdiensten. Uw persoonsgegevens zijn enkel beschikbaar voor TOPS personeelsdiensten
Onder strikte voorwaarden overeenkomstig de daarvoor vastgestelde doelen en termijnen.

Persoonsgegevens van zakelijke relaties

(contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden)
TOPS personeelsdiensten verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen (1) voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten en (2) een zakelijke relatie te onderhouden en (3) een opdrachtovereenkomst te sluiten en te onderhouden.
We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:

  • namen;
  • contactgegevens;
  • adresgegevens;
  • functies van contactpersonen.

TOPS personeelsdiensten kan de van haar zakelijke relaties verkregen persoonsgegevens doorgeven indien dit nodig is ter verwezenlijking van de doelstellingen van de zakenrelatie dan wel ten behoeve van de bemiddeling. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan sollicitanten of kandidaten, zakenpartners en onderaannemers (bv gegevensbewerkers) die namens hem diensten verlenen, en in alle overige gevallen waarin TOPS personeelsdiensten hiertoe verplicht kan worden, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of rechterlijk vonnis.

Uw rechten

Op basis van de algemene verordening gegevensbescherming, artikel 15: recht van inzage van de betrokkene; artikel 16: recht op rectificatie, artikel 17: recht op vergetelheid; artikel 18: recht op beperking van de verwerking en artikel 20: recht op overdraagbaarheid van gegevens kunt u een beroep doen, indien dat wenselijk is, door contact op te nemen metTOPS personeelsdiensten.

Inzage en/of wijzigen gegevens

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar administratie@topsbv.Nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Hierbij vragen we u om in deze kopie uw pasfoto en burgerservicenummer (bsn) zwart te maken. Dit ter bescherming van uw privacy.TOPS personeelsdiensten zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek reageren.

Beveiliging

TOPS personeelsdiensten doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerde gebruikers hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens hem diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is TOPS personeelsdiensten met hen, middels een bewerkersovereenkomst, overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden van een) datalek

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door TOPS personeelsdiensten, dan kunt u schriftelijk of per e-mail contact met onze functionaris gegevens-bescherming opnemen via administratie@topsbv.Nl. U kunt ons ook telefonisch bereiken via telefoonnummer 0348-689666.
Is er sprake van een (vermoeden van) een datalek, dan verzoeken wij u dit direct te melden en contact op te nemen middels eerder genoemde contactgegevens.

Wijzigingen en algemene voorwaarden

TOPS personeelsdiensten kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in zijn privacyverklaring. Het meest actuele privacyverklaring is te allen tijde in te zien op de website van TOPS personeelsdiensten. Deze versie is opgesteld in mei 2018.

Op al onze aanbiedingen, opdrachten en overeenkomsten zijn de nbbu algemene voorwaarden en aanvullende voorwaarden van TOPS personeelsdiensten, gedeponeerd bij de kamer van koophandel te Amsterdam, onder nummer ds 40538398, van toepassing.